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Informação - Sua melhor ferramenta de trabalho!

A velocidade e qualidade da informação estão provocando enormes mudanças no mercado, na composição dos custos bem como na gestão correta da sua gráfica. Nossas empresas terão, daqui para frente, de operar em tempo real. A impressão digital já é uma realidade, mesmo aqui no Brasil. O dinamismo de certos empresários gráficos vai fazer com que, antes que se perceba, ele tenha tomado o seu cliente. Portanto, avalie, reflita e utilize os novos conceitos da informação para chegar na frente.

Estive recentemente em uma gráfica, com uma máquina de 5 cores + verniz folha inteira, parada por falta de papel. O pedido tinha sido colocado pelo cliente, mas não havia nesta gráfica nenhum controle de estoque, ou seja, falta de informação. Em outra empresa, o setor de vendas fechou um pedido com um cliente para entrega em 3 dias. Por falta de sistema de informação no PCP, soube-se após ter fechado o pedido que o trabalho levaria pelo menos 6 dias úteis para ser confeccionado, pois envolvia serviços de terceiros e parte da matéria-prima não estava disponível. Os maiores problemas que temos na área de vendas e de orçamento estão relacionados fundamentalmente com a falta de informação.

Tecnologia é na verdade de fácil aquisição. Equipamentos também (obviamente tendo os recursos necessários). Por sua vez, pessoas capacitadas não se encontram com tanta facilidade. Por isso, estruturar o conhecimento dentro de nossa empresa e fazer ele gerar maior valor, em termos de redução de desperdícios e obviamente custos, aumento das vendas e melhoria da produtividade, é fundamental para conseguir competir daqui para frente. Aumentar o empowerment e a satisfação dos funcionários da gráfica é um dos principais caminhos da competitividade no futuro próximo.

Falemos um pouco da informação como arma de vendas.

A maioria das nossas gráficas está despreparada com relação as informações sobre os clientes, tanto a fidelizar como a prospectar. A maioria delas, não tem estatísticas sobre o que fazem nossos clientes, sobre o que foi conversado nas visitas de nossos profissionais de vendas e não existe um real acompanhamento do responsável pela área comercial, dos efeitos esforço versus resultados (orçado X vendido). Não existem também, informações sobre os pontos fortes e fracos de nossos concorrentes, bem como um diagnóstico dos pontos fortes e fracos, na área comercial da nossa gráfica. Não sabemos a rentabilidade de cada um de nossos tipos de impresso. Qual será o lucro médio e a contribuição marginal de folhetos, impressos comerciais, revistas, rótulos, formulários contínuos, livros, embalagens e assim por diante? A maioria não sabe e na verdade nem está preocupado com isso. Estamos entrando em uma época onde estes fatores são preponderantes para a avaliação dos resultados da empresa, bem como para um melhor planejamento comercial.

A coleta de informações em si realmente não é garantia de sucesso. É necessário saber o que fazer com as informações coletadas: o que pode ser desprezado e o que é relevante. Temos que saber igualmente como utilizar as informações de forma eficaz, pois devemos ter em mente que é de suma importância a intenção desta coleta e análise de dados. O que realmente nos interessa é a informação que nos ajuda a:

* Vender mais e com melhores resultados;
* Reduzir custos de produção através de informações técnicas corretas;
* Conhecer melhor o cliente;
* Conhecer melhor os nichos de mercado;
* Analisar concorrência e causa de perda de orçamentos;
* Descobrir novos nichos de mercado com tecnologia específica.

Temos várias empresas de informática no mercado que possuem as ferramentas necessárias para que você se organize em termos de Vendas, Custos, Pré-Calculo, Pós Cálculo, Planejamento e Controle da Produção, Análises de produtividade e uma série muito grande de instrumentos de gestão. Entre estas empresas podemos citar a Bremen Sistemas, Calcgraf, E-Calc, Login, Metrics, Zênite e muitas outras. O importante é começar.

Em geral o empresário gráfico, acha que a informática é uma ferramenta muito dispendiosa (em termos financeiros) para sua empresa. Infelizmente esse mesmo gráfico, não tem a visão dos benefícios que estas ferramentas de informação podem trazer para sua gráfica em termos de aumento das vendas, redução de perdas e custos, cálculos corretos de suas propostas, verificação do "status quo" de sua produção e produtividade bem como lhe dar as ferramentas necessárias para o seu planejamento estratégico. O mercado muda. A tecnologia muda. Os clientes mudam. E a concorrência também. E nós? O que estamos fazendo para melhorar os sistemas de informação na nossa empresa?

Pelo que podemos ver há cada vez mais concorrência. Nossas gráficas estão no momento com máquinas ociosas. A disputa por serviços é enorme. O bloqueio a ser "furado" é muito grande. A boa notícia é que você tem a sua melhor ferramenta de trabalho bem pertinho de você para que você possa superar todas as suas dificuldades e aumentar suas vendas com resultado positivo: a informação ! - Mãos à obra e boa sorte!