Novas experiências de gestão no chão de fábrica de uma Gráfica mostram ganhos de produtividade e redução de custos

Thomaz Caspary ( In memoriam )

A evolução do chão-de-fábrica em indústrias gráficas com boa gestão tem sido significativa nas últimas décadas, quando investimentos têm sido realizados em infraestrutura, treinamento e sistemas de informação, transformando-o, além das áreas comercial e financeira, numa área estratégica para as empresas. O chão-de-fábrica gera hoje grande quantidade de dados que, por estarem dispersos ou desorganizados, não são utilizados em todo o seu potencial como fonte de informação e consequente direcionamento para soluções em todas as áreas das gráficas. O objetivo foi o de desenvolver um sistema embasado na “Business Intelligence” que utilizou os dados resultantes do processo produtivo e os transformou em informações que auxiliaram o gestor na tomada de decisões, de forma a garantir a competitividade da empresa. 

Hoje encontramos algumas gráficas onde o chão-de-fábrica, ao contrário de vinte anos passados, é organizado, limpo e seguro, fruto de investimentos em infraestrutura, automação e treinamentos. Nelas, o chão-de-fábrica exige profissionais qualificados para lidar com equipamentos sensíveis, buscar melhorias contínuas e com postura voltada à qualidade e produtividade, foco que não existia no início da industrialização. Dentro deste novo cenário, durante o processo produtivo é gerada uma grande quantidade de dados relacionados à qualidade, produtividade, manutenção, máquinas, materiais, produtos, funcionários, etc. No entanto, muitas empresas ainda não sabem o que fazer com essa massa de dados, desconhecendo sua importante utilidade como matéria-prima para a geração de informações úteis à gestão do negócio. Muitos gerentes de chão-de-fábrica, que hoje sofrem por falta de informações, podem ter um grande aliado se dispuserem de ferramentas para processar os dados.

Esses dados têm pouca utilidade em seu estado bruto, por isso precisam ser tratados e interpretados para que deles seja possível tirar informações e conhecimento. Para tal, existem hoje diversas ferramentas específicas e disponíveis comercialmente. Empresas do mundo da Tecnologia da Informação oferecem softwares gráficos que podem ser ajustados às necessidades de cada usuário ou da gráfica como um todo. Esta área vem hoje sendo tratada como Sistemas de Apoio à Decisão.

Atualmente, as principais aplicações Inteligência de Negócios, são encontradas nas áreas de finanças, marketing e atendimento ao cliente, maciçamente concentradas em grandes gráficas. É, portanto, exatamente para a lacuna das pequenas e médias gráficas que a Business Intelligence deverá ser voltada, incluindo naturalmente, o tratamento dos dados do chão-de-fábrica, também para as grandes empresas, por intermédio de uma ferramenta de Apoio à Decisões.

 

Sistemas de gestão da informação

Vivemos em um mundo em que os processos de comunicação entre pessoas e empresas, entre fornecedores e clientes, bem como a rápida resposta à necessidades, passam da ficção futurística para as possibilidades concretas. Esse mundo da eletrônica digital a serviço da economia é uma espécie de terceira revolução industrial e, a expressão “Era do Conhecimento” ganhou popularidade para designar nossos tempos. A nossa realidade demonstra que as gráficas, mesmo quando muito bem administradas, estão muito longe desse estágio organizacional. Temos visto isso na prática e com isso, revendo os conceitos operacionais, através da implantação das “Boas Práticas”.

Na realidade, são verdadeiras “torres de Babel”. As informações chegam de um monte de fontes e transitam de maneira aparentemente caótica e descontrolada em todas as direções. A informação transita rapidamente, por vários meios de comunicação e são armazenadas em distintos lugares. Ou seja, o “concreto” que mantém essas “torres de Babel” em pé chama-se informação. Então, administradores sensíveis à complexidade desses problemas ampliaram sua atenção e investimentos para dispor de informações de maneira mais rápida, confiável e abrangente. Estas são ferramentas computacionais, que vêm em auxílio dos usuários que, a cada dia, necessitam tomar decisões de uma forma rápida e certeira inclusive com relação aos dados do Chão de Fábrica.

Não é possível citar um Sistema de Informação ou Programa ideal, geral ou único para qualquer atividade que seja, pois, além da enorme quantidade de soluções disponíveis comercialmente, os desenvolvimentos não param, trazendo novos recursos a cada dia. No entanto, a integração é um ponto em comum entre todas as ferramentas que buscam colocar dentro de um único sistema todas as informações relativas a todas as áreas e unidades da empresa, seus clientes, seus fornecedores, inclusive a Web.

A importância do ERP (Programa de Gestão), é considerar de que ele será a fonte primária dos dados que alimentarão o programa escolhido pela gráfica, levando-se em conta que este é um sistema já comum em gráficas de grande porte no Brasil e gráficas mesmo pequenas nos países do primeiro mundo.

Dentro deste nosso Post, iremos agora nos restringir ao processo produtivo das gráficas, que deverá ser equacionado em conformidade com a especialidade de cada gráfica e os mercados onde atua, pois os processos de fabricação possuem particularidades diferenciadas em cada processo. A sistemática está presente na maioria de seus processos produtivos e analíticos, que seguem normas estabelecidas pela BPF (Boas Práticas de Fabricação) garantindo qualidade desde a matéria prima até o produto final.

No ambiente deste cenário, é gerada uma gama de informações relevantes e de extrema importância, relacionadas à qualidade, produtividade, manutenção, máquinas, materiais, produtos, normas técnicas com os parâmetros de medição dos serviços, para o gestor da produção. Neste universo de informações relevantes, todas são muito importantes, e em nenhum momento uma com maior ou menor grau de importância que a outra.

Quando os gestores necessitam dessas informações, muitas vezes ainda não estão disponíveis, necessitam ser interpretadas, trabalhadas, lapidadas e validadas e assim, o seu uso acaba sendo feito com desconfiança.
Por isso a importância de se propor um roteiro de ligação das ferramentas computacionais que podem gerar valor por meio das junções estratégicas dessas informações são disponibilizadas pelas diversas planilhas.

Diante dessa gama de informações que são geradas no chão-de-fábrica, os gestores de produção se vêm diante de um problema não muito simples, que é o acesso a essas informações, dificuldade de realizarem levantamentos históricos, pois estão em diversos bancos de dados e nos mais diversos controles internos de cada departamento produtivo. O acesso rápido a essas informações para realizarem simulações, cruzando as mais diversas variáveis possíveis, bem como obter informações de qualidade para tomada de decisão sobre os mais diversos aspectos; por exemplo, identificar a necessidade de mudança de layout das máquinas, identificar a necessidade de aquisição de uma nova máquina em razão do alto valor gasto com manutenção em uma determinada máquina, identificar a necessidade de adaptar trocas rápidas nas mesmas em decorrência do tempo elevado de setup (troca de formatos) entre outros.

Dada essas circunstâncias vividas pelos gestores de produção dessas gráficas, surgiu a proposta de implantação do BI no chão-de-fábrica com o intuito de facilitar o gerenciamento das atividades realizadas no dia-a-dia da produção, lincado com a área comercial, compras e finanças. É um assunto que parece complexo, porém com a ajuda da filosofia das “Boas Práticas” e de um sistema de gestão confiável, estamos conseguindo realizar avanços significativos.

Os sistemas de Business Intelligence possuem as seguintes características:
- Extrair e Consolidar dados de várias fontes;
- Os usuários deverão fazer uso da experiência, ficando livres para o uso do capital intelectual;
- Fazer análise de informações sintéticas, ou seja; com um nível de agrupamento maior;
- Deverão criar cenários, fazer simulações, estudar tendências e identificar causas e efeito nos seus dados.
Entre os principais componentes de BI conhecidos no mercado, pode-se citar Banco de Dados e Planilha Eletrônica;

 

Conclusão

O chão-de-fábrica gera uma grande quantidade de dados no seu dia-a-dia, porém, eles, em grande parte das empresas, ficam espalhados em diversos bancos de dados operacionais ou em relatórios em papel, o que já dificulta sua recuperação histórica, quanto mais a obtenção de informações ad-hoc a partir deles. Como exemplo, imagine uma empresa que produza 850 Ordens de Produção mensais de diversos produtos (Folhetos, Embalagens, Posters e outra variedade costumeira em nossas gráficas) com diferentes matérias primas, diferentes cores e acabamentos superficiais, trabalhos “in Company” e “Terceirizados”. Quanta informação, não é?

O sistema de BI aplicado também à produção poderá servir para ao Gestor da empresa como ferramenta para decidir se continua com todo este “armazém de secos e molhados” ou se passa a enfrentar mercados específicos, que lhe tragam maior rentabilidade e menos dor de cabeça.