O Caminho para uma Gráfica Lucrativa através da Gestão Eficiente e Avaliação de Desempenho

A negligência em relação a certas questões dentro de uma gráfica pode resultar em custos substanciais para a empresa, acarretando em desperdícios e consequências negativas imprevistas. A implementação de Boas Práticas no ambiente empresarial é um passo crucial, porém, não é o único. Após essa etapa, surge a necessidade de medir e gerenciar as atividades, com o intuito de identificar e corrigir possíveis deficiências e lacunas em diferentes áreas, tais como os departamentos administrativos, apoio à produção, setores produtivos e suprimentos.

Para alcançar efetivamente tais objetivos, é vital buscar referências de renome na área. Um especialista notório nesse campo é o americano Michael Hammer, cuja expertise em capacitação de gestão é amplamente reconhecida. No entanto, ao aplicar as teorias e práticas de Hammer no contexto brasileiro, é crucial considerar a necessidade de "tropicalizar" esses conceitos e abordagens. Isso se deve ao fato de que o nível de desenvolvimento dos recursos humanos nas empresas gráficas do Brasil, especialmente aquelas localizadas distante dos grandes centros urbanos, difere significativamente da realidade encontrada nos Estados Unidos, onde Hammer concentra suas atividades.

Nesse sentido, adaptar as estratégias e orientações de Michael Hammer para a realidade das gráficas brasileiras é um passo essencial. Isso envolve compreender as nuances culturais, recursos disponíveis e características específicas do mercado gráfico nacional. Afinal, a eficácia de qualquer abordagem de gestão depende de sua aplicabilidade contextualizada, considerando as particularidades de cada cenário.

A importância da gestão eficiente se torna ainda mais evidente em pequenas e médias gráficas, especialmente aquelas situadas em localidades distantes dos grandes polos industriais. Nessas empresas, as demandas e os desafios podem se diferenciar consideravelmente das enfrentadas pelas organizações de porte maior e em áreas mais centralizadas. Portanto, a adaptação dos conceitos de gestão, mesmo aqueles oriundos de especialistas renomados, é fundamental para atingir resultados positivos e sustentáveis.

No âmbito do setor gráfico, é notável a importância de implementar práticas de gestão eficientes para otimizar a operação e a competitividade das gráficas. Como já observado em outros setores industriais no Brasil, como empresas de Produtos de Higiene e Limpeza, Alimentos e até mesmo na notável empresa de embalagens Tetra Pak, a adoção de sistemas de gestão eficazes tem demonstrado resultados positivos. No entanto, é relevante destacar que a resistência a mudanças é uma barreira significativa enfrentada por muitas empresas gráficas, inclusive por parte das diretorias e chefias. Essa resistência muitas vezes deriva da percepção equivocada de que o Sistema de Gestão é mais uma forma de controle pessoal do que uma ferramenta destinada a promover uma drástica redução de desperdícios e custos, visando aumentar a competitividade e a lucratividade das gráficas.

Para efetivamente enfrentar esses desafios, uma variedade de Ferramentas de Gestão têm sido desenvolvidas e adotadas. Algumas dessas ferramentas são criadas internamente, levando em consideração as particularidades da gráfica, sua tecnologia e os segmentos de mercado em que atuam. Por outro lado, é interessante notar que existem diversas empresas, como a Calcgraf, Zênite, Metrics, E-Calc e Bremen, que já desenvolveram relatórios de desempenho abrangentes. No entanto, é surpreendente constatar que a maioria dos empresários que possuem acesso a esses programas não aproveitam plenamente todas as funcionalidades disponíveis. Em muitos casos, o uso se restringe ao Pré-Cálculo, à Abertura da Ordem de Serviço (OS) ou Ordem de Produção (OP) e ao Faturamento, deixando de explorar recursos como o Planejamento e Controle da Produção (PCP) e outras ferramentas igualmente valiosas. Esse aproveitamento limitado impede que essas empresas alcancem todo o potencial das soluções oferecidas.

Diante desse cenário, é essencial uma conscientização mais abrangente sobre as vantagens e benefícios da aplicação integral das Ferramentas de Gestão. Essas ferramentas não apenas proporcionam maior controle e eficiência operacional, mas também têm o potencial de promover uma cultura de melhoria contínua e inovação dentro das gráficas. Ao superar a resistência às mudanças e adotar uma abordagem mais holística na implementação e uso dessas ferramentas, as gráficas podem dar um passo significativo em direção à excelência operacional, posicionando-se de forma mais competitiva em um mercado dinâmico e desafiador.

Quando se trata de avaliar o desempenho abrangente de uma empresa gráfica, é imperativo começar pelo departamento de vendas. Esse departamento desempenha um papel fundamental, pois é por meio dele que se estabelece o primeiro contato com os clientes e se impulsiona a geração de receita. A fim de avaliar com precisão a eficácia dos profissionais de vendas, uma série de relatórios detalhados se torna essencial. Esses relatórios conferem aos gestores da área comercial as ferramentas necessárias para avaliar, aprimorar e direcionar o setor, visando a maximização dos lucros, a eficiência operacional e a obtenção de resultados mais expressivos.

No entanto, antes de mergulhar na avaliação do departamento comercial, é fundamental estabelecer um sólido planejamento estratégico. Esse planejamento serve como base para avaliar a performance do setor de vendas de maneira significativa e eficaz. Um conjunto diversificado de métricas será empregado para medir a eficácia das visitas aos clientes, tanto em nível individual quanto coletivo. Além disso, é importante examinar detalhadamente a eficácia das vendas por vendedor e a relação global entre margens de lucro e margens de contribuição. A comparação entre valores orçados e valores efetivamente vendidos desempenha um papel crucial, assim como a identificação de padrões de clientes que, apesar de demonstrar interesse, acabam buscando serviços em outras gráficas.

É relevante destacar que, em muitos casos, os profissionais de vendas podem estar mais focados em atingir metas de faturamento imediato, priorizando suas comissões individuais. Isso pode resultar em desconsideração das margens de contribuição ou da adequação dos serviços oferecidos à capacidade da gráfica. Às vezes, a visão de um pedido com um valor expressivo pode causar entusiasmo imediato, sem uma análise aprofundada das implicações a longo prazo. Para mitigar esse desafio, é crucial realizar uma análise minuciosa das deficiências no processo de pré-cálculo. Isso possibilita identificar parâmetros críticos e considerar aspectos como o capital de giro necessário e a viabilidade de lucro no pós-cálculo.

A análise do desempenho das margens por tipo de produto vendido é uma etapa fundamental nesse processo. Ela permite uma compreensão mais clara das áreas em que a gráfica obtém as margens mais vantajosas, assim como daquelas que podem necessitar de ajustes. Ao identificar as discrepâncias nas margens de lucro entre diferentes tipos de produtos, a gráfica pode tomar decisões estratégicas mais informadas e adaptar sua abordagem de vendas para maximizar o retorno.

Além do departamento de vendas, é crucial avaliar o desempenho do setor de compras em uma empresa gráfica, uma vez que a eficiência nessa área pode resultar em economias significativas. Como aponta Michael Raynor em seu artigo sobre "gerenciamento do desconhecido", muitas vezes, uma empresa consegue manter-se competitiva e lucrativa por meio de uma gestão eficaz de compras. Diversos procedimentos e relatórios desempenham um papel fundamental na avaliação do desempenho da área de suprimentos, a qual abrange não apenas aquisições, mas também a manipulação e estocagem de materiais, especialmente matérias-primas.

A Gestão e Desempenho do Planejamento e Controle da Produção (PCP) desempenham um papel central nesse contexto. O PCP agrega informações tanto da área comercial quanto da área produtiva, fornecendo à direção da empresa uma visão abrangente dos dados relacionados à produtividade, produção, desperdício e não conformidades em diversas áreas. Isso abrange desde os originais enviados pelos clientes até a qualidade das matérias-primas e dos produtos impressos. Nesse sentido, a colaboração entre o departamento de Qualidade e o PCP é essencial para garantir a integridade dos produtos e a otimização dos processos.

No âmbito do departamento de compras, a avaliação de desempenho envolve a análise criteriosa de diversos processos e indicadores. A eficiência nas aquisições de matérias-primas e outros insumos desempenha um papel crucial na redução de custos e no aumento da competitividade da gráfica. Avaliar a capacidade de negociação dos responsáveis pelas compras, bem como a capacidade de identificar fornecedores confiáveis e que ofereçam condições vantajosas, é de suma importância.

Além disso, a gestão de estoques é um componente essencial do desempenho do setor de compras. Manter um equilíbrio adequado entre o estoque disponível e a demanda é vital para evitar excessos que possam resultar em custos adicionais, ao mesmo tempo em que garante que os materiais necessários estejam prontamente disponíveis quando requeridos.

Dentro do contexto do setor gráfico, é fundamental abordar a importância dos relatórios específicos como ferramentas essenciais para avaliar e otimizar o desempenho da empresa. Esses relatórios não apenas fornecem insights valiosos, mas também oferecem subsídios essenciais para o processo de pós-cálculo, um elemento chave para a revisão de custos e condições de pré-cálculo. O pós-cálculo desempenha um papel crucial ao permitir uma análise mais aprofundada e precisa dos custos envolvidos em cada etapa do processo, contribuindo assim para uma tomada de decisão mais informada.

No que diz respeito à operação e à manutenção das instalações e equipamentos, o Planejamento e Controle da Produção (PCP) desempenha um papel integral. O PCP não apenas supervisiona a manutenção preventiva e corretiva, mas também colabora com a área industrial para assegurar a qualidade dos operadores de máquinas de pré-impressão, impressão e acabamento. Além disso, a área industrial se concentra na otimização da operação em si, bem como no uso de materiais que melhorem a qualidade da produção e aumentem a produtividade.

Na avaliação de desempenho, é crucial considerar a logística abrangente que permeia o setor gráfico. Isso engloba a movimentação eficiente de matérias-primas e produtos semiacabados internamente, além do envio de serviços para parceiros externos. A movimentação de produtos finais que serão entregues aos clientes também é um aspecto crucial a ser considerado, pois uma logística eficaz pode influenciar diretamente na satisfação do cliente e na entrega pontual.

Por último, mas não menos importante, é essencial abordar a avaliação de desempenho econômico, financeiro e de custos na empresa gráfica. Essa área exige relatórios específicos que segmentem as diferentes dimensões, como a área econômica e a financeira, bem como os custos envolvidos. É vital ressaltar que esses relatórios devem ser fundamentados em dados internos da própria gráfica, evitando depender de médias fornecidas por terceiros ou adotar valores semelhantes aos da concorrência. A precisão e a contextualização desses relatórios são essenciais para uma análise econômica e financeira precisa, permitindo decisões informadas e estratégicas.

É de extrema importância que cada gráfica, independentemente do seu porte ou do segmento de mercado em que atua, reconheça a necessidade de elaborar um orçamento global anual para a empresa. Esse processo implica em estimar, com base em uma combinação de dados internos da gráfica, informações econômicas do mercado e considerações do planejamento estratégico da liderança (ou do conselho de administração em empresas de maior porte), as metas de faturamento para o próximo ano. Além disso, é fundamental identificar os custos dos produtos vendidos, avaliar os investimentos em andamento e compreender suas implicações no orçamento anual.

Um elemento crucial a ser incluído no orçamento é a margem de lucro desejada após a dedução do Imposto de Renda, bem como possíveis reservas destinadas a futuros investimentos – uma prática que ainda é pouco comum em muitas pequenas e médias gráficas no Brasil. O orçamento anual, uma vez estabelecido, deve ser submetido a auditorias mensais ao longo do ano de aplicação. Essas auditorias mensais permitem avaliar o progresso em relação ao orçamento inicial e, se necessário, efetuar ajustes nos meses subsequentes, levando em consideração circunstâncias específicas que possam surgir.

Uma gráfica que adote práticas rigorosas de controle e sistemas de gestão demonstra uma tendência a alcançar resultados lucrativos. A atenção a detalhes, a prontidão para corrigir desvios e a capacidade de tomar medidas proativas são elementos que distinguem as empresas de sucesso. Em geral, os sócios dessas empresas costumam estar satisfeitos com os resultados alcançados, uma vez que o planejamento cuidadoso e a gestão eficaz resultam em uma operação mais estável e lucrativa.

Por outro lado, quando uma gráfica enfrenta dificuldades persistentes e não consegue encontrar soluções adequadas, a situação pode se tornar frustrante para o proprietário. A falta de controle sobre as operações e a incapacidade de reverter os problemas podem levar a preocupações constantes e sentimentos de insatisfação. Nesse cenário, é fundamental reavaliar as práticas de gestão, buscar soluções inovadoras e estar disposto a implementar mudanças significativas para superar os desafios.

A elaboração e monitoramento de um orçamento global anual é uma prática essencial para o sucesso de uma gráfica. Esse processo permite estabelecer metas claras, alinhar os custos e receitas, e proporcionar um meio de avaliar continuamente o desempenho da empresa em relação às metas estabelecidas. A combinação de um orçamento bem estruturado com sistemas de controle e gestão eficazes é um fator determinante para uma operação gráfica lucrativa e bem-sucedida.