O Papel da Informação na Competitividade das Gráficas

A velocidade e qualidade da informação estão provocando enormes mudanças no mercado, na composição dos custos, bem como na gestão correta das gráficas. As empresas precisarão operar em tempo real daqui para frente. A impressão digital já é uma realidade, inclusive no Brasil. O dinamismo de alguns empresários gráficos resultará em uma tomada rápida de clientes. Portanto, é importante avaliar, refletir e utilizar os novos conceitos da informação para se destacar.

Houve um caso de uma gráfica com uma máquina de 5 cores + verniz folha inteira, que estava parada por falta de papel. O cliente havia feito o pedido, mas não havia controle de estoque na gráfica, ou seja, faltava informação. Em outra empresa, o setor de vendas fechou um pedido com um cliente para entrega em 3 dias. Porém, devido à falta de sistema de informação no PCP, descobriu-se após o fechamento do pedido que o trabalho levaria pelo menos 6 dias úteis para ser realizado. Isso ocorria porque envolvia serviços de terceiros e parte da matéria-prima não estava disponível. Os principais problemas nas áreas de vendas e orçamento estão relacionados, essencialmente, à falta de informação.

A tecnologia é de fácil aquisição, assim como os equipamentos (obviamente, com os recursos necessários). No entanto, encontrar pessoas capacitadas não é tão simples. Portanto, é fundamental estruturar o conhecimento dentro da empresa e fazê-lo gerar maior valor, reduzindo desperdícios e custos, aumentando as vendas e melhorando a produtividade, a fim de competir no futuro. Aumentar o empowerment e a satisfação dos funcionários da gráfica é um dos principais caminhos para a competitividade no futuro próximo.

A maioria das gráficas apresenta falta de preparo no que diz respeito às informações sobre os clientes, tanto para fidelização quanto para prospecção. Poucas possuem estatísticas sobre as ações realizadas junto aos clientes, bem como sobre as visitas feitas pelos vendedores. Além disso, não há um acompanhamento efetivo do responsável pela área comercial em relação aos resultados obtidos em comparação aos esforços empregados (orçamento versus vendas). Também não existem informações sobre os pontos fortes e fracos dos concorrentes, nem um diagnóstico claro dos pontos fortes e fracos da área comercial da própria gráfica.

Desconhece-se a rentabilidade de cada tipo de impresso, bem como o lucro médio e a contribuição marginal de itens como folhetos, impressos comerciais, revistas, rótulos, formulários contínuos, livros, embalagens, entre outros. A maioria das gráficas sequer se preocupa com esses aspectos. No entanto, estamos ingressando em uma época em que esses fatores são preponderantes para a avaliação dos resultados da empresa e para um planejamento comercial mais eficaz.

A simples coleta de informações não garante o sucesso. É necessário saber como utilizar os dados coletados: o que pode ser descartado e o que é relevante. É igualmente importante saber utilizar as informações de maneira eficaz, considerando a intenção por trás da coleta e análise dos dados. O que verdadeiramente importa é obter informações que auxiliem a aumentar as vendas e alcançar resultados melhores, reduzir os custos de produção por meio de informações técnicas precisas, conhecer melhor o cliente, identificar nichos de mercado, analisar a concorrência e as razões para a perda de orçamentos, bem como descobrir novos segmentos de mercado por meio de tecnologia específica.

Existem várias empresas de informática no mercado que oferecem as ferramentas necessárias para organizar as áreas de vendas, custos, pré-cálculo, pós-cálculo, planejamento e controle da produção, além de análises de produtividade e uma ampla gama de instrumentos de gestão. No entanto, muitos empresários gráficos consideram a informática uma ferramenta dispendiosa para suas empresas. Infelizmente, eles não percebem os benefícios que essas ferramentas de informação podem trazer para suas gráficas, como o aumento das vendas, a redução de perdas e custos, o cálculo preciso de propostas, a verificação do status da produção e produtividade, bem como o suporte ao planejamento estratégico.

O mercado está em constante mudança, assim como a tecnologia, os clientes e a concorrência. Diante disso, é importante questionar o que estamos fazendo para melhorar os sistemas de informação em nossa empresa. A concorrência está se intensificando, e muitas gráficas estão enfrentando ociosidade em suas máquinas. A disputa por serviços é acirrada e os obstáculos a serem superados são significativos. A boa notícia é que a melhor ferramenta de trabalho está ao alcance de todos para superar as dificuldades e aumentar as vendas com resultados positivos: a informação.