Quais as razões que levam Sistemas de Gestão não funcionarem em sua gráfica?

Thomaz Caspary ( In memoriam )

Temos encontrado em quase todas as gráficas, empresários, orçamentistas e pessoal de PPCP insatisfeitos com o sistema de gestão em uso. Dizem que não serve e que existem melhores, porém bem mais caros e por esta razão inacessíveis a eles.

Será mesmo?

Muitos profissionais de TI têm verdadeiros arrepios ao ouvirem a palavra INDÚSTRIA GRÁFICA. Esse ‘minipânico’ se deve, em grande parte, a experiências negativas na implantação de um sistema de gestão empresarial em empresas que esperam a ferramenta milagrosa, solucionadora de todos os seus problemas, sem sequer contribuir com qualquer informação, pois não as possuem e se baseando em dados de “média que o fornecedor do sistema” já possui. Isso pode consumir tempo, dinheiro e energia das pequenas e médias gráficas, sem que seus problemas sejam solucionados.

Militamos nesta área há mais de trinta anos e conhecemos perfeitamente onde se situa este problema. O BURACO É BEM MAIS EMBAIXO e está dentro da gráfica e não no fornecedor do sistema de gestão. 

Mas se é errando que se aprende, conhecer as principais falhas cometidas pelas gráficas na hora de implantar um sistema de gestão pode ser uma das melhores formas de contorná-las.  

• Assim como em qualquer outro tipo de projeto, planejar a implantação de um Sistema de Gestão de forma inadequada é a raiz de grande parte dos problemas enfrentados durante a execução. Entre os erros comuns nessa hora estão as estimativas mal feitas de tempo e recursos necessários para a mudança ou a ausência de análises e auditorias nos processos e políticas da empresa antes da escolha do sistema.
• Nas pequenas e médias gráficas, não é raro que a decisão de implantar um sistema de gestão seja dos proprietários do negócio. Quando isso acontece, outro erro comum é não envolver funcionários-chave da empresa em alguns setores para que eles possam analisar, levantar e discutir as necessidades e funcionalidades da nova solução.

NÃO EXAMINAR O SISTEMA

Algumas GRÁFICAS decidem implementar um sistema de gestão praticamente por causa de uma proposta feita por um fornecedor. Nesses casos, um erro é abraçar a solução oferecida sem consultar empresas concorrentes ou fazer uma avaliação aprofundada das restrições e funcionalidades do sistema contratado, o que pode trazer grandes prejuízos para a empresa no futuro.

 

NÃO PREPARAR A GRÁFICA PARA AS MUDANÇAS

Ainda que algumas gráficas contratem soluções de ponta para seu sistema de gestão empresarial, não é raro que se esqueçam de garantir o treinamento necessário para que as equipes entendam o sistema e o adotem de forma proativa no dia a dia. Esse equívoco pode trazer grandes dores de cabeça quando as pessoas começam a utilizar o software no dia a dia e encontram dificuldades.

 

IGNORAR O SUPORTE OFERECIDO PELO FORNECEDOR DO SISTEMA

A fase em que os usuários começam a efetivamente utilizar o sistema é complicada e exige profissionais com experiência e conhecimento no tema para que possa ser superada da forma adequada. Após a finalização do projeto, no entanto, muitas gráficas se esquecem de que precisam de suporte do fornecedor ou de terceiros para que possam solucionar dúvidas dos usuários ou até mesmo fazer modificações na ferramenta.

 

CUIDAR DOS SISTEMAS INTERNOS DE INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO

Nenhuma empresa fornecedora de sistemas de gestão, fará para você uma análise comportamental dos seus funcionários, aplicando as já conhecidas “BOAS PRÁTICAS NA COMUNICAÇÃO E INFORMAÇÃO INTERNA DA EMPRESA”.  Este trabalho é geralmente efetuado por pessoas externas com vivência nestes problemas e que conhecem o sistema de gestão e conhecem principalmente como funciona (ou não funciona a sua gráfica).